退職・解雇理由証明書に請求していない事項まで記載された場合

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労働者が退職または使用者から解雇された場合において、労働者が使用者に退職または解雇に関する証明書の交付を求めたときは、使用者は遅滞なくその証明書を交付しなければなりません(労働基準法第22条第1項)。

【労働基準法第22条】

第1項 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
第2項 労働者が、第20条第1項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
第3項 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
第4項 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第1項及び第2項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。

この場合、使用者は労働基準法第22条に基づいて記入すべき事項をすべて記載した証明書を交付しなければなりませんが、労働者が請求していない事項を記入することは禁じられていますので(同法第3項)、仮に使用者が労働者が請求していない事項を記入した証明書を交付した場合には、労働者はその訂正を求めることが可能です。

しかし、法令遵守意識の低い会社では、退職または解雇した労働者に報復や嫌がらせを意図して労働者が記入してほしくない事実関係等をあえて記載する事例も見られます。

では、労働者が解雇理由証明書の交付を求めた際に特定の事項について記入してほしくない旨告知したにもかかわらず、使用者がその労働者が記入を欲しない事実をあえて記入した証明書を交付し、その訂正や修正に応じない場合、労働者はどのように対処すればよいのでしょうか。

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退職理由証明書または解雇理由証明書に「記入しないで」と求めた事項まで記入された場合の対処法

このように、労働者が解雇理由証明書や退職理由証明書の交付を求めた際に、労働者が記入を求めていない事項をあえて記入し、その訂正や再交付に応じない会社があるわけですが、そのような会社への対処法としては以下のようなものが考えられます。

なお、労働基準法は会社(法人)だけでなく個人事業主についても適用されますので、個人事業主に雇い入れられている労働者が退職または解雇する場合も以下の対処法はあてはまります。

(1)口頭で「記入してほしくない事項」を伝達する

上に挙げたように、労働基準法第22条第3項は「労働者の請求しない事項を記入してはならない」と規定されていますので、使用者が労働者から「記入するな」と伝えられた事項を退職理由証明書や解雇理由証明書に記載すればその行為自体が労働基準法違反ということになります。

しかし、そのような希望が労働者から伝えられない限り、使用者側は労働基準法第22条や厚生労働省の通達(平成11年1月29日基発45号) に従って義務付けられた記載事項(労基法第22条の記載事項についての詳細は→解雇理由証明書・退職理由証明書の記載事項には何があるか)をすべて記載しなければ、それも労働基準法違反になってしまいます。

ですから、労働者としては「記入していない事項」があるのであれば、それを確実に使用者側に伝達しなければなりませんので、その伝達が確実になされているか(会社側の担当部署に伝えられているか)確認するようにしましょう。

仮に単なる行き違いであれば、その伝達をすることで会社側が訂正に応じるケースもありますので、その点の確認はあらためて必要でしょう。

(2)書面で記入してほしくない事項を削除するよう通知する

使用者に記入してほしくない事項を伝達していたにもかかわらず、その記入してほしくない事項があえて記載された退職理由証明書または解雇理由証明書が交付され、その訂正に使用者が応じない場合には、記入してほしくない事項を記入することが労働基準法第22条第3項に違反することを記載した書面を作成して使用者に通知(郵送)するというのも対処法の一つとして有効です。

労働者が記入を欲しない事項を伝達しているにもかかわらず、あえてそれを証明書に記入し交付する会社は、労働者に不利益を及ぼしたいがために故意にそれを記入しているのが通常ですから、違法なことを違法だと認識している会社に対して「訂正しろ」と通知しても応じてくれることは稀です。

しかし、書面という形で正式に抗議すれば、将来的な裁判や行政機関への相談を警戒して訂正に応じるケースもありますので、書面(通知書・申入書)でその違法性を指摘するという方法も対処法として有効な場合があるのです。

なお、この場合に送付する通知書の文面は以下のようなもので差し支えないと思います。

甲 株式会社

代表取締役 ○○ ○○ 殿

労働基準法第22条所定の証明書の交付を求める申入書

私は、〇年10月10日、同月末日をもって退職する旨の意思表示を行った際、貴社に対して労働基準法第22条所定の証明書を交付するよう要請いたしました。

この要請に対して、貴社からは、同月31日に当該証明書の交付がなされましたが、当該証明書には、私が記入しないよう求めていた業務の種類まで記載されていました。

しかしながら、労働基準法第22条第3項は「労働者の請求しない事項を記入してはならない」と規定されていますので、私が記入を請求していない業務の種類まで記載した貴社の証明書は労働基準法第22条に違反しています。

したがって、貴社は、労働基準法第22条所定の証明書の交付を未だ履行していないことになりますから、直ちに同法同条に準拠した証明書の交付を行うよう、本通知書をもって改めて申し入れいたします。

以上

〇年〇月〇日

〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号○○マンション〇号室

○○ ○○ ㊞

※証拠として残しておくため、コピーを取ったうえで配達した記録の残る特定記録郵便などの郵送方法で送付するようにしてください。

(3)労働基準監督署に違法行為の申告を行う

使用者から労働者の請求していない事項まで記載した退職理由証明書または解雇理由証明書が交付されその訂正に応じてくれない場合には、その事実を労働基準監督署に申告するというのも解決方法の一つとして有効です。

解雇理由証明書・退職理由証明書の記載事項には何があるか』のページで解説したように、使用者は労働者が請求していない事項を証明しに記載することは許されませんから、それを無視してその事項を記載した証明書を交付した使用者は労働基準法に違反する状態にあると言えます。

この点、労働基準法第104条は労働基準法に違反する使用者がある場合に労働者から労働基準監督署にその事実を申告することを認めていますが、その申告によって労働基準監督署が監督権限を行使し調査や勧告を行って使用者がそれに応じる場合には、使用者の態度が改善されて労働者の意に沿う証明書を交付してもらえることも期待できます。

【労働基準法第104条1項】

事業場に、この法律又はこの法律に基いて発する命令に違反する事実がある場合においては、労働者は、その事実を行政官庁又は労働基準監督官に申告することができる。

そのため、このような場合には労働基準監督署に違法行為の申告を行うというのも解決方法の一つとして有効な場合があると考えられるのです。

なお、この場合に労働基準監督署提出する申告書の記載は以下のような記載例で差し支えないと思います。

労働基準法違反に関する申告書

(労働基準法第104条1項に基づく)

○年〇月〇日

○○ 労働基準監督署長 殿

申告者
郵便〒:***-****
住 所:神奈川県相模原市○○一丁目〇番〇号○○マンション〇号室
氏 名:申告 一郎
電 話:080-****-****

違反者
郵便〒:***-****
所在地:神奈川県川崎市〇町〇番〇号
名 称:株式会社 甲
代表者:代表取締役 ○○ ○○
電 話:***-****-****

申告者と違反者の関係
入社日:〇年〇月〇日
契 約:期間の定めのない雇用契約(←注1)
役 職:係長
職 種:営業

労働基準法第104条1項に基づく申告
申告者は、違反者における下記労働基準法等に違反する行為につき、適切な調査及び監督権限の行使を求めます。

関係する労働基準法等の条項等
労働基準法22条第3項

違反者が労働基準法等に違反する具体的な事実等
・申告者は〇年11月10日、違反者から「勤務成績不良」を理由に解雇する旨の告知を受け、同年11月30日付で解雇された。
・申告者は同年11月11日、違反者に対し、「解雇の理由は記載しないでくれ」と申し添えたうえで労働基準法第22条所定の証明書を交付するよう、上司の○○氏に口頭で伝えた。
・違反者は同年11月15日、退職の事由について「勤務成績不良のための解雇」と記載された解雇理由証明書を申告者に交付した。
・この点、厚生労働省の通達(平成11年1月29日基発45号)は「解雇された労働者が解雇の事実のみについて使用者に証明書を請求した場合、使用者は、法第22条第2項の規定により、解雇の理由を証明書に記載してはならず、解雇の事実のみを証明書に記載する義務がある」としているが、「勤務成績不良のための解雇」と記述することは、解雇の事実のみならず「解雇の理由」まで具体的に適示したことになる。
・申告者はあらかじめ退職の事由を記載しないよう請求しているから、退職の事由として解雇の事実だけでなく「勤務成績不良のための解雇」と解雇の理由まで記載した証明書を交付した違反者の行為は労働基準法第22条第3項に違反する。

添付書類等
・解雇(予告)通知書の写し……1通(←注2)
・違反者から交付された解雇理由証明書の写し……1通(←注2)

備考
違反者に本件申告を行ったことが知れると、違反者から不当な圧力(他の労働者が別件で労基署に申告した際、違反者の役員が自宅に押し掛けて恫喝するなどの事例が過去にあった)を受ける恐れがあるため、違反者には本件申告を行ったことを告知しないよう配慮を求める。(←注3)

以上

※注1:契約社員やアルバイトなど期間の定めのある雇用契約(有期労働契約)の場合には、「期間の定めのある雇用契約」と記載してください。

※注2:労働基準監督署への申告に添付書類の提出は必須ではありませんので添付する書類がない場合は添付しなくても構いません。なお、添付書類の原本は将来的に裁判になった場合に証拠として利用する可能性がありますので必ず「写し」を添付するようにしてください。

※注3:労働基準監督署に違法行為の申告を行った場合、その報復に会社が不当な行為をしてくる場合がありますので、労働基準監督署に申告したこと自体を会社に知られたくない場合は備考の欄に上記のような文章を記載してください。申告したことを会社に知られても構わない場合は備考の欄は「特になし」と記載しても構いません。

(3)その他の対処法

これら以外の解決手段としては、各都道府県やその労働委員会が主催する”あっせん”の手続きを利用したり、弁護士会や司法書士会が主催するADRを利用したり、弁護士(または司法書士)に個別に相談・依頼して裁判や裁判所の調停手続きを利用して解決を図る手段もあります。

なお、これらの解決手段については以下のページを参考にしてください。

労働問題の解決に利用できる7つの相談場所とは