退職理由・解雇理由証明書の交付を請求するときに注意すべきこと

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労働者が退職したり解雇された場合において使用者にその退職や解雇に関する証明書の交付を求めた場合、使用者は遅滞なくその退職や解雇に関して記載した証明書を交付しなければなりません(労働基準法第22条)。

【労働基準法第22条】

第1項 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
第2項 労働者が、第20条第1項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
第3項 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
第4項 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第1項及び第2項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。

この証明書の交付は労働基準法で使用者に義務付けられるものですから、労働者が請求する限り使用者はその交付を拒否することはできません。

また、その証明書に記載すべき内容も、労働基準法第22条第1項ないし4項と厚生労働省の通達(平成11年1月29日基発45号 第三参照)で具体的に指定されていますから、その内容に不備があれば労働者の側がその訂正や再交付を使用者に求めることも可能です。

このような証明書の交付が使用者に義務付けられる理由はもちろん、退職しまたは解雇された労働者の前職における就労と退職(または解雇)の事実を証明する重要な資料となるからに他なりません。

労働者が過去の職場でどのような仕事に就き、どのような技能を習得してきたのかという点は、第三者が客観的に判断することは困難です。そのため、使用者にこのような証明書の交付を法律で義務付け、労働者の再就職の機会獲得を担保しようとしているのです。

しかし、この労働基準法第22条の証明書は、そこに「事実」が記入されることが義務付けられる以上、必ずしも労働者にとって好ましくない事項が記載されてしまう余地も生じてしまいますから、その交付を求める際に自己に不利益な事項が記載されてしまわないよう、一定の配慮を求めることも必要になるものと考えられます。

では、労働者が使用者に労働基準法第22条の証明書の交付を求める場合、具体的にどのような点に注意して、使用者にその発行を求めればよいのでしょうか。

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会社に退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を請求する際に注意すべきこと

前述したように、労働者は使用者(個人事業主も含む)に対して退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を求めることができますが、使用者においてその証明書に事実を記載することが求められる以上、労働者にとって好ましくない内容が記載されてしまう危険性も否定できません。

そのため、労働者が労働基準法第22条の交付を請求する場合には、自己に不利益が及ぶ記載がなされないよう注意する必要がありますが、その注意すべき点の代表的なものとしては、以下のような点が挙げられます。

(1)記載してほしくない事項は記載しないよう求めておく

労働者が労働基準法第22条に基づいて退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を請求する場合、証明してほしくない事項については証明書に記載しないよう会社側に伝えておくことが必要です。

労働基準法第22条第3項には「証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない」と規定されていますから、労働者が「○○についての証明は必要ありません」とか「○○以外の事項のみ記載された証明書を交付してください」とあらかじめ伝えておけば、その事項について使用者は証明書に記入することはできません。記入すれば労基法違反で処罰の対象となるからです(※ちなみに労基法第22条3項違反は労基法第120条で30万円以下の罰金)。

しかし、労働者側から記載してほしくない事項が伝えられない限り、使用者も労基法第22条で記載が義務付けられた事項は記載しなければなりませんから(※具体的な記載事項については→『解雇理由証明書・退職理由証明書の記載事項には何があるか』)、記載してほしくない事項があるのなら労働者の側から能動的にそれを告知しなければなりません。

ですから、退職理由証明書や解雇理由証明書に記載されたくない事項があるのであれば、あらかじめ会社の上司や担当者にその事項を伝えておく必要があるのです。

(2)懲戒解雇など自分に非のある理由で解雇された場合は「解雇の事実」のみの記載を求めるようにする

懲戒解雇を受けた場合であったり、普通解雇でも自分の評価に関わる理由で解雇された場合(例えば勤務成績不良等)は、その「解雇の理由」については記載しないように求めておいた方がよいでしょう。

労働基準法第22条第1項は、解雇の場合には「解雇の事実」だけでなく「解雇の理由」まで記載することを義務付けていますから、労働者から別段の意思表示がない限り、使用者はその労働者を具体的にどのような理由で解雇したのか、その「解雇の理由」を証明書に記載しなければなりません(労基法第22条第1項)。

しかし、「解雇の理由」の中には、懲戒解雇であれば具体的な懲戒事由に該当することになった事実関係が、また「普通解雇」の場合であればその解雇された労働者の能力や適性について否定的な評価がなされたことなどが含まれることになりますので、そのような「解雇の理由」が証明書に記載されてしまえば、労働者個人の評価が棄損されてしまう可能性があります。

ですから、解雇された労働者が退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を求める際は、その「解雇の事実」のみを記載し「解雇の理由」については記載しないように求める方がよいのです。

(3)交付された退職理由証明書や解雇理由証明書をチェックして、不必要な箇所があれば訂正や再交付を求める

退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を求める際に注意すべき点の3つ目は、その証明書が会社から交付された際に、その内容を十分にチェックするという点です。

(1)や(2)で説明したように、労働者が労働基準法第22条の証明書の交付を使用者に求める際は、労働者は自分が記載を欲しない事項を記載しないように求めることができますが、退職または解雇した労働者に嫌がらせをする意図で、使用者が労働者の不利益になる情報をあえて証明書に記載するケースもあります。

ですから、会社から退職理由証明書や解雇理由証明書の交付があった場合には、自分が請求していない事項が記載されていないか、また証明書に必ずしも必要ではない自分に不利益な情報が記載されていないか、十分に確認することは忘れないようにした方が良いでしょう。

仮に自分が請求していない事項が記載されてあったり、不都合な事実関係(会社との見解に相違がある点も含む)が記載されている場合には、その訂正や再交付を求めるようにしてください。

「いったん証明書を作成して交付すれば労働基準法第22条の義務は果たしたことになるから訂正や再交付には応じない」などと主張して訂正や再交付を拒否する会社があるかもしれませんが、労働者が請求していない事項を記載することは労基法第22条第3項で規定されていますので、労働者から訂正や再交付を求めることは適法です。

労働者からの求めがある限り使用者はそれに応じる法的な義務がありますので、記載してほしくない事項があればその事項を削除するようはっきりと意思表示することが大切です。