退職・解雇理由証明書を会社が交付してくれないときの対処法

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労働者が使用者(個人事業主も含む)を解雇された場合、または労働者が会社を退職する場合において、労働者がその解雇又は退職の理由その他の事項について証明書の発行を求めた場合、使用者はその解雇や退職の理由などが記載された証明書を遅滞なく発行しなければなりません(労働基準法第22条)。

【労働基準法第22条】

第1項 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
第2項 労働者が、第20条第1項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。
第3項 前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
第4項 使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第1項及び第2項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。

しかし、使用者によっては、この労働基準法第22条の規定を無視し、解雇理由又は退職理由証明書の交付をしなかったり、交付しても必要な事項を記入しないまま、または不必要な事項を記入して交付してしまうケースもあるようです。

では、労働者が解雇や退職に際して労働基準法第22条の証明書の交付を求めたにもかかわらず、使用者からその交付が受けられない場合、具体的にどのように対処すればよいのでしょうか。

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解雇理由証明書・退職理由証明書を会社が交付してくれないときの対処法

勤務先の会社を退職した場合、または解雇された場合において、会社から退職理由証明書や解雇理由証明書が交付されない場合の対処法としては以下の方法が考えられます。

なお、以下では主に「会社」に対して請求する場合の対処法を例示していますが、労働基準法第22条の規定は会社(法人)だけでなく、個人事業主にも適用されます。たとえば個人営業の職人さんに雇い入れられて働いている見習いがクビ(解雇)にされたような場合も、労働基準法第22条に基づいてその証明書の交付を求めることができますので、個人事業主の雇い主に対しても以下の方法を取ることは可能です。

(1)口頭で労働基準法第22条の証明書を発行するよう請求する

会社を退職し、又は会社を解雇された場合において退職理由証明書や解雇理由証明書が交付されない場合は、まず口頭で請求を促すように通知してください。

そもそも労働基準法第22条の証明書は労働者が「請求」しない限り使用者側に交付の義務は生じません。請求していないのに「交付しないのはおかしい」とは言えませんので、まず証明書を交付するように会社の担当者なり上司になり伝達するようにしましょう。

なお、解雇の場合において30日前の解雇予告(または30日を短縮した日数分の平均賃金が支払われたうえでの解雇予告)がなされた場合には、その解雇予告のあった日から解雇理由証明書の交付を求めることができますので、たとえば5月31日に「6月30日で解雇する」と言われた場合には、6月30日の解雇日が到来するのを待たなくても、5月31日以降であれば解雇理由証明書の交付を求めることはできますし、会社はその求めがあれば遅滞なく交付しなければならないことになります。

(2)「書面」で退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を求める

口頭で証明書の交付を求めても会社が交付してくれない場合は、退職理由証明書や解雇理由証明書の交付を求める「書面(通知書・申入書)」を作成して会社に送付するというのも対処法の一つとして有効です。

労働者から求めがあったにもかかわらず退職理由証明書や解雇理由証明書を発行しない会社は、将来的に裁判などに発展した際に退職や解雇の理由を会社側に都合よく変更できるようにするために、あらかじめ退職や解雇の理由を特定することを嫌って証明書の交付を渋っていることが多く、それが違法であることを承知のうえで交付しないことが多いので、口頭でいくら「交付しろ」と請求しても無視されるケースが多いと思います。

しかし「書面(通知書・申入書)」という形で正式に催促すれば、弁護士や行政機関の介入を警戒してそれまでの態度を改め交付に応じるケースもありますので、とりあえず書面で請求しておくというのも対処法として有効な場合があるのです。

なお、その場合に送付する通知書・申入書の文面は以下のようなもので差し支えないと思います。

甲 株式会社

代表取締役 ○○ ○○ 殿

解雇理由証明書の交付を求める申入書

私は、〇年5月31日、貴社から同年6月30日付で解雇する旨の解雇予告を受けました。

この解雇予告の告知に対して同日、私は直属の上司である○○に労働基準法第22条の証明書の交付を求めましたが、2週間が経過したにもかかわらず、未だその交付を受けておりません。

しかしながら、労働基準法第22条は、労働者が使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(解雇の場合にあつては解雇の理由)について証明書の請求をした場合には、使用者は遅滞なくこれを交付することが義務付けておりますので、2週間が経過してもなお合理的な理由なくその交付をしない貴社は、明らかに同法に違反している状況にあると言えます。

したがって、私は、貴社に対し、労働基準法第22条所定の証明書を直ちに交付するよう、本通知書をもって改めて申し入れいたします。

以上

〇年〇月〇日

〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号○○マンション〇号室

○○ ○○ ㊞

※解雇ではなく退職の場合には、上記の「解雇」の部分を適宜「退職」に書き換えてください。

※証拠として残しておくため、コピーを取ったうえで配達した記録の残る特定記録郵便などの郵送方法で送付するようにしてください。

(3)労働基準監督署に違法行為の申告を行う

会社から退職理由証明書や解雇理由証明書の交付がなされない場合には、労働基準監督署に違法行為の申告を行うというのも対処法の一つとして有効です。

退職・解雇理由証明書に必ず記載されるべき記載事項とは』のページでも解説したように、退職理由証明書や解雇理由証明書の交付は労働基準法第22条で使用者に義務付けられたものですから、それに従わずに証明書の交付をしない使用者があるとすれば、その使用者は明らかに労働基準法に違反している状況にあると言えます。

この点、労働基準法に違反する使用者がある場合は労働者は労働基準法第104条に基づいて労働基準監督署にその違法行為の申告を行うことが認められていますが、仮にその申告を行い、監督署から調査や勧告がなされれば、監督署の指示に従って会社が証明書の交付に応じることも期待できます。

【労働基準法第104条1項】

事業場に、この法律又はこの法律に基いて発する命令に違反する事実がある場合においては、労働者は、その事実を行政官庁又は労働基準監督官に申告することができる。

そのため、労働基準監督署に違法行為の申告を行うというのも解決方法の一つとして有効と考えられるのです。

なお、その場合に労働基準監督署に提出する申告書の記載例は以下のようなもので差し支えないと思います。

労働基準法違反に関する申告書

(労働基準法第104条1項に基づく)

○年〇月〇日

○○ 労働基準監督署長 殿

申告者
郵便〒:***-****
住 所:鹿児島県霧島市○○一丁目〇番〇号○○マンション〇号室
氏 名:申告 隼人
電 話:080-****-****

違反者
郵便〒:***-****
所在地:鹿児島市〇町〇番〇号
名 称:株式会社 甲
代表者:代表取締役 ○○ ○○
電 話:***-****-****

申告者と違反者の関係
入社日:〇年〇月〇日
契 約:期間の定めのない雇用契約(←注1)
役 職:係長
職 種:営業

労働基準法第104条1項に基づく申告
申告者は、違反者における下記労働基準法等に違反する行為につき、適切な調査及び監督権限の行使を求めます。

関係する労働基準法等の条項等
労働基準法22条

違反者が労働基準法等に違反する具体的な事実等
・申告者は〇年5月31日、違反者から同年6月30日付で解雇する旨の解雇予告を受けた。
・申告者は同年6月1日、違反者に対し労働基準法第22条所定の証明書を交付するよう、違反者の人事部(担当者は○○氏)に口頭で伝えた。
・違反者は申告者からの再三の求めがあったにもかかわらず、2週間が経過した本日(6月14日)に至っても、未だ当該証明書の交付に応じない。

添付書類等
・解雇通知書の写し……1通(←注2)
・解雇理由証明書の交付を求めた通知書の写し……1通(←注2)

備考
違反者に本件申告を行ったことが知れると、違反者から不当な圧力(他の労働者が別件で労基署に申告した際、違反者の役員が自宅に押し掛けて恫喝するなどの事例が過去にあった)を受ける恐れがあるため、違反者には本件申告を行ったことを告知しないよう配慮を求める。(←注3)

以上

※注1:契約社員やアルバイトなど期間の定めのある雇用契約(有期労働契約)の場合には、「期間の定めのある雇用契約」と記載してください。

※注2:労働基準監督署への申告に添付書類の提出は必須ではありませんので添付する書類がない場合は添付しなくても構いません。なお、添付書類の原本は将来的に裁判になった場合に証拠として利用する可能性がありますので必ず「写し」を添付するようにしてください。

※注3:労働基準監督署に違法行為の申告を行った場合、その報復に会社が不当な行為をしてくる場合がありますので、労働基準監督署に申告したこと自体を会社に知られたくない場合は備考の欄に上記のような文章を記載してください。申告したことを会社に知られても構わない場合は備考の欄は「特になし」と記載しても構いません。

(3)その他の対処法

これら以外の解決手段としては、各都道府県やその労働委員会が主催する”あっせん”の手続きを利用したり、弁護士会や司法書士会が主催するADRを利用したり、弁護士(または司法書士)に個別に相談・依頼して裁判や裁判所の調停手続きを利用して解決を図る手段もあります。

なお、これらの解決手段については以下のページを参考にしてください。

労働問題の解決に利用できる7つの相談場所とは