就業規則がない会社が、ある日突然就業規則を作成したり、就業規則のある会社が、ある日突然一方的に就業規則を変更して労働者の労働条件を引き下げてしまうという労働トラブルが稀に見受けられます。
そのような場合に問題となるのが、その就業規則の作成や変更に際して「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見が聴取されているか、という点です。
労働基準法の第90条1項は、使用者（雇い主）が就業規則を作成または変更する場合に労働組合がある場合にはその「労働組合」の、労働組合がない場合には「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴かなければならないと規定していますから、もし仮に使用者が就業規則の作成や変更に際してその意見を聴取していないというのであれば、就業規則の作成ないし変更手続きに労働基準法に違反する不備があったことになるでしょう。
【労働基準法90条1項】
使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。
仮にその不備があった場合、その就業規則の作成または変更によって労働条件を不利益に変更された労働者がいたとすれば、その手続き上の違法性を指摘することによって就業規則の作成または変更の無効を主張することができる場合もありますので、その意見の聴取がなされたか否かという点は就業規則の作成や変更において生じた労働トラブルの重要な解決要素となるわけです。
しかし、就業規則の作成や変更手続きに関与できる労働者は限られるのが通常ですから、多くの労働者にとってはその就業規則の作成や変更に際して「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見の聴取が行われたか行われていないかという点は不明なことが多いのが実情です。
では、使用者が就業規則を作成したり変更したりした場合において、「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴取したか否かを確認するためには具体的にどのような方法を用いればよいのでしょうか？
就業規則を作成または変更する際に必ず労働基準監督署に「意見書」を提出しているはず
先ほども述べたように、使用者（雇い主）が就業規則を新たに作成したり、既存の就業規則を変更したりする場合には、労働組合がある会社では「労働組合」の、労働組合がない会社では「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴取しなければなりませんが、それとは別に、その作成または変更した就業規則を労働基準監督署に届出することも義務付けられています（労働基準法89条、労働契約法11条）。
【労働基準法89条】
常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。（以下省略）
【労働契約法11条】
就業規則の変更の手続に関しては、労働基準法第89条及び第90条の定めるところによる。
また、その作成または変更した就業規則を労働基準監督署に届出する場合には、その作成または変更に際して意見を聴取した「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見書を添付することも義務付けられています（労働基準法90条2項）。
【労働基準法90条2項】
使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。
したがって、仮に使用者（雇い主）が就業規則を作成または変更した際に労働基準法を遵守して「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴取しているというのであれば、労働基準監督署に対して就業規則の変更に関する「届出書」と「意見書」を間違いなく提出している、ということになります。
「意見書」を労基署に提出しているならその控え（写し）の交付を受け保管しているはず
このように、労働基準法では就業規則の作成または変更に際しては、その就業規則を労働基準監督署に届け出ることが義務付けられていますし、その届出書には「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見書を提出することも義務付けられています。
そして、この届出に際しては、受付を行った労働基準監督署がその受理した「届出書」と「意見書」双方の「控え（写し）」に受理日の入った受領印を押印して交付するのが通常の取り扱いとなっています。
この点、その労働基準監督署から交付を受けた「届出書」や「意見書」の控え（写し）は、以後に就業規則の変更に関する臨検や調査が行われた際の重要な証拠となりますから、まともな会社であれば、火災で焼失したり洪水で流出したり戦争で紛失してしまうなど天災事変が生じない限り保管されているはずです。
会社に「届出書」と「意見書」の控えのコピーの交付を求める
以上で説明したように、使用者（雇い主）が就業規則を作成または変更するに際して労働基準法で定められた手順を遵守して「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴取しているというのであれば、その就業規則の作成または変更にかかる労働基準監督署への届け出に際して提出した届出書と意見書の「控え（写し）」が必ず保管されているはずです。
ですから、就業規則を変更した会社が本当に「労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴取しているかという点を確認する場合も、その「控え（写し）の」コピーを交付するよう会社に対して求めてみるのが一番手っ取り早い方法といえます。
なお、その場合は口頭で「労働組合（または労働者の過半数を代表する者）の意見を聴取してるのなら労働基準監督署に提出した届出書と意見書の控え（写し）のコピーを見せてください」と告知するのでもかまいませんが、後日裁判になった場合に証拠とするためにも、申入書を作成して書面という形で請求した方がよいと思います。
なお、その場合の文面は以下のようなもので差し支えないと思います。
株式会社○○
代表取締役 ○○ ○○ 殿
就業規則に係る労働基準監督署への届出書及び意見書の控えの写し交付申入書
貴社は、〇月〇日付けで就業規則第〇条（〇項）につき作成（または変更）を行い労働条件を変更しておりますが、かかる就業規則の作成（または変更）に際して労働契約法11条、労働基準法89条、同法90条その他労働法所定の手続きを遵守されているのか、いささか疑義があります。
つきましては、貴社が労働法所定の手続きを遵守していることを確認するため、貴社が労働基準法89条及び同法90条に従って労働基準監督署に提出した際に同署から交付を受けた届出書及び労働組合（または「労働者の過半数を代表する者」）の意見書の控えの写しを交付くださいますよう申し入れいたします。
〇年〇月〇日
〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号○○マンション〇号室
○○ ○○ ㊞
労働組合等の意見聴取がなされていないことを労働基準監督署に告発する場合
なお、上記のような申入書を送付しても会社が届出書や意見書の控え（写し）の写し（コピー）を交付しない場合は、会社が労働組合（または労働者の過半数を代表者）の意見を聴取していないことが高い蓋然性で疑われますが、その場合にその意見聴取がなされていないことを労働基準監督署に労働基準法違反として申告する方法については『労働組合の意見聴取がない就業規則を労基署に告発する方法』のページを参考にしてください。