未払い賃金(給料)や残業代を請求するために必要となる証拠とは

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正社員の給料やパート・バイトのバイト代に限らず、賃金や残業代の未払いがあった場合には労働者から会社(個人事業主も含む)に対してその請求をしなければなりません。

しかし、その未払い賃金や残業代の請求が裁判や労働局の紛争解決手続にまで発展した場合には、その未払いになっている金額を証明するための証拠の提出が必要となりますが、過去に同様の経験がない労働者にとっては具体的にどのような証拠を保存しておけばよいのかよくわからない点もあります。

では、未払い(不払い)となっている賃金(給料・バイト代)や残業代を裁判等で請求しようとする場合、具体的にどのような証拠を確保し保存しておくことが必要となるのでしょうか。

ここでは、未払い賃金や残業代を請求する際にその金額を証明することのできる証拠には具体的にどのようなものがあるのか、という点について考えていくことにいたしましょう。

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未払い賃金(給料・バイト代)や残業代を請求するために確保しておきたい証拠

未払い(不払い)状態になっている賃金(給料・バイト代)を裁判所の訴訟手続きや労働局の紛争解決援助の手続きを利用して請求する場合、またはその事実を労働基準監督署に申告して監督権限を行使してもらう場合には、その未払い(不払い)になっている賃金や残業代の「金額」がいくらなのかを確定する必要があります。

そしてその「金額」の立証責任は基本的にそれを請求する労働者側が負担することになりますので、その「金額」を証明するための証拠の収集と確保がとても重要となってきます。

この点、賃金や残業代の金額はその労働した「時間」や「日数」によって計算されますので、労働者が「何時から何時まで会社にいたか」を記録した記録媒体が、その時間を証明する証拠となります。

具体的にどのような証拠を確保すればよいかはその事案ごと、またその会社(個人事業主も含む)によって異なりますので一概には言えませんが、一般的には次のようなものがそれを証明する証拠として考えられます。

(1)タイムカードの写し

未払い(不払い)賃金や残業代を請求する際に証拠とされるものの代表格がタイムカードです。

タイムカードは出勤と退勤の時刻が打刻されていますので、出勤日数・労働時間・残業時間等をすべて証明しうる証拠となりますので、タイムカードが使われている会社(個人事業主も含む)であればまずタイムカードを証拠にすることを考えましょう。

もっとも、タイムカードを持ち出すことはできませんので、その打刻面をコピー機等でコピーするか、スマホ等で撮影した画像を保存しておいて裁判などになった際にその画面をプリントアウトするなどして対応します。

なお、打刻忘れなどがあったとしても、全体として出退勤時間を推認させることができますので、打刻の不十分なものであっても証拠として利用することは可能です。「打刻忘れがあるから証拠にならない」と短絡的に判断することなくできる限り保存しておくようにしましょう。

(2)出退勤記録を表示させたパソコン画面のスクショ画像・プリントアウト

出退勤記録をIDカードなどで管理している会社ではタイムカードのようにコピーを取ることができません。

そうしたケースでは、パソコン上に表示させた出退勤記録をスクショしてデータとして保存したり、その表示画面をスマホ等で撮影しておき、その画像をプリントアウトしたものを証拠として提出するようにすればよいでしょう。

(3)業務日誌等の写し

会社(個人事業主も含む)によっては労働者に業務日誌をつけさせるところもあります。

そうした会社では、その業務日誌にも業務の開始や終了時刻を推認させる内容が記録されることになりますので、その業務日誌をコピーしたりスマホで撮影した画面をプリントアウトしたものなども勤務時間を証明できる証拠として使えます。

ただし、業務日誌には会社の機密事項なども記載される可能性がありますので、それをそのまま裁判等に提出すると会社から文句を言われないとも限りません。

そうしたケースでは、裁判所などに提出するときにそのコピーやプリントアウトした用紙の出退勤記録とは関係ない不要な部分をマジック等で塗りつぶし、さらにそれをコピーしたものを用意するなど配慮が必要かもしれません。

なお、訴訟手続きであれば裁判所(裁判官)にその業務日誌を被告側の証拠として提出するよう求めるなどすれば、被告側(会社側)に提出させることも可能です。

(4)日記やメモ

タイムカードなどの客観的資料が確保できない場合には、自分がつけている日記やメモも出退勤時間を証明する証拠として使えます。

もちろん、前に挙げたタイムカードやIDカードのデータなどと比べれば証拠としての能力は低くなりますが、自分で記録した日記やメモであっても、その記述から出退勤時刻を確認できるなら証拠として使用することが可能です。

最終的には裁判官や労働局等の委員などの判断に委ねられますが、証拠として使用することは可能ですので、そうした資料がある場合には捨てずに保存しておきましょう。

(5)自分でつけた出退勤記録

会社がタイムカード等で労働者の出退勤記録管理していない場合には(※ただし、後述するように使用者には労働者の出退勤記録を保存しなければならない義務があるので法令を遵守している限りすべての会社が何らかの方法で出退勤記録を保存しているはずです)、自分で出退勤記録をつけておき、その資料を保存して裁判などの提出します。

これもタイムカードなどと比べれば証拠能力は劣りますが、証拠として採用するかは裁判官などの判断によりますので、記録できる限り記録して保存しておくようにしましょう。

(6)出退勤の事実を推測できるメールやLINE等のスクショ画面

家族や友達などとやり取りしたメールやLINEなどに出退勤記録を推認させる文面があれば、それも勤務時間を証明する証拠として使えます。

たとえば、恋人に「今会社についたよ」「〇時に会社終わるから○○で〇時に待ち合わせしよう」「〇時まで残業しろって言われたから今日のデートは行けそうにない、ごめん」などと記述されたメールやLINEがあれば、その日のおおよその勤務時間を推認させることができます。

そうしたケースでは、そのメールやLINEの画面をスクショした画像やその画面をスマホで撮影した画像をプリントアウトしたものを裁判所などに提出すればよいでしょう。

ですから、そうした記録がある場合には消去せず残しておくように心がけてください。

(7)上司から受け取った残業を指示するメールなど

上司から残業を命じるメールなどが来た場合には、そのメールも時間外勤務の事実とその時間を証明する証拠となりますので、そのメールなども保存しておくようにしてください。

裁判所などに提出する際は、そのメール等の画面をプリントアウトしたり、その画面をスマホなどで撮影した画像をプリントアウトしたものを提出すればよいでしょう。

(8)出退勤の事実を推認できるSNSやブログ等のスクショ画面

ツイッターやフェイスブックなどのSNSやブログなどを利用している人で、そのSNSやブログ上で出退勤時間を記述した投稿がある場合には、その投稿自体も勤務時間や労働時間を推認させる証拠となりえます。

ですから、そうした投稿も消さずに残しておく方がよいでしょう。

ただし、SNSやブログを匿名で運用している場合には、そのSNSやブログのアカウントが自分のものであることを立証しなければなりませんので、Twitter社やFacebook社、その他ブログの管理会社等に連絡してその証明書の発行を求めるなど何らかの対処は求められるかもしれません。

使用者には労働時間を把握しなければならない義務がある

なお、会社によっては労働者の出退勤時刻を記録していないケースもごくまれに存在します。

特に一人親方等の個人事業主では出退勤時刻を記録せず自己申告や事業主の裁量で時間等を管理しているところも少なからずあると思います。

しかし、労働基準法では第三章及び第四章において、労働者の労働時間や休日、深夜労働等について使用者(雇い主)が遵守しなければならない事項を規定し、その記録についても108条・109条・同法施行規則54条において3年間保存することが義務付けられていますので、労働者の労働時間を管理・記録することは使用者(個人事業主も含む)に労働基準法で義務付けられていると言えます。

【労働基準法108条】

使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

【労働基準法施行規則54条】

使用者は、法第108条の規定によって、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。
第1号~3号(省略)
第4号 労働日数
第5号 労働時間数
第6号 (省略)労働時間を延長し、若しくは休日に労働させた場合(省略)には、その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数
第7号(以下省略)

【労働基準法109条】

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

仮に労働者の出退勤記録を証拠として確保できないというケースがあれば、それはその会社(個人事業主も含む)が労働基準法に違反して労働時間の管理・記録義務を怠っているということになりますので、それはそれで別件として労働基準監督署に申告するなどして改善を求める必要もあるかもしれません(※参考→タイムカード等で出勤/退社/労働時間を記録しない会社の対処法)。